Polityka prywatności TransEuropa Polska Logistyka

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez TransEuropa Polska Logistyka z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

1.2. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych pozyskiwanych w związku z działalnością w branży transportu i logistyki, w szczególności przy:

• realizacji usług transportowych i logistycznych,
• zawieraniu i wykonywaniu umów z klientami oraz kontrahentami,
• prowadzeniu korespondencji, obsłudze zapytań i reklamacji,
• działaniach marketingowych i informacyjnych,
• rekrutacji pracowników i współpracowników.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Administrator danych osobowych i dane kontaktowe

2.1. Administratorem danych osobowych jest TransEuropa Polska Logistyka działająca na terytorium Polski.

2.2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: [adres e‑mail Administratora],
• listownie: [adres siedziby w Polsce – uzupełnić],
• telefonicznie: [numer telefonu – uzupełnić].

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od relacji z Administratorem, mogą być przetwarzane w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL (jeśli jest to niezbędne), stanowisko służbowe,
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane umowne i rozliczeniowe: dane dotyczące zawartych umów, świadczonych usług, numery rachunków bankowych, informacje o płatnościach,
• dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej: informacje o taborze, rodzaju przewożonych ładunków, miejscach załadunku i rozładunku,
• dane związane z realizacją przewozów: dane kierowców, osób upoważnionych do odbioru towaru, dane kontaktowe osób wskazanych do współpracy operacyjnej,
• dane rekrutacyjne: informacje zawarte w CV i listach motywacyjnych (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kwalifikacje, uprawnienia kierowcy, itp.),
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o korzystaniu ze strony internetowej (jeżeli jest prowadzona), pliki cookies.

3.2. Administrator może przetwarzać inne dane, jeżeli są one niezbędne do realizacji konkretnego celu i zostały dobrowolnie przekazane lub wynika to z przepisów prawa.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonywanie umów transportowych i logistycznych

• cel: przygotowanie oferty, zawarcie umowy, realizacja zleceń transportowych i logistycznych, kontakt operacyjny, rozliczenia,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).

(b) Wykonywanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

• cel: prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, archiwizacja, obowiązki wynikające z przepisów transportowych, prawa pracy i innych przepisów,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego).

(c) Prowadzenie bieżącej komunikacji i obsługa zapytań

• cel: udzielanie odpowiedzi na zapytania, korespondencja handlowa i organizacyjna, obsługa reklamacji,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli dotyczy istniejącej umowy lub prowadzi do jej zawarcia) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – komunikacja z osobami zainteresowanymi usługami).

(d) Dochodzenie i obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa

• cel: dochodzenie należności, obrona przed roszczeniami, zapobieganie nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i transportu,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

(e) Marketing i działania informacyjne

• cel: przekazywanie informacji o usługach, ofertach, akcjach promocyjnych, budowanie i utrzymywanie relacji biznesowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – marketing własnych usług) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w szczególności na komunikację elektroniczną, newsletter).

(f) Rekrutacja

• cel: prowadzenie procesów rekrutacyjnych, ocena kandydatów, zawarcie umowy o pracę lub współpracę,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy i obowiązki wynikające z prawa pracy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w zakresie danych wykraczających poza wymagane przepisami prawa).

(g) Zarządzanie stroną internetową i plikami cookies (jeżeli strona jest prowadzona)

• cel: zapewnienie prawidłowego działania strony, tworzenie statystyk, poprawa jakości usług, dopasowanie treści,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) oraz w zakresie niezbędnym – zgoda użytkownika na wykorzystywanie określonych kategorii cookies.

5. Okres przechowywania danych osobowych

5.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

5.2. W szczególności:

• dane związane z realizacją umów – przez czas trwania umowy oraz przez okres wynikający z przepisów o przedawnieniu roszczeń,
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady co najmniej 5 lat),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania,
• dane rekrutacyjne – przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – nie dłużej niż przez okres wskazany w klauzuli informacyjnej,
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.

6. Odbiorcy danych osobowych

6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym przy realizacji usług transportowych i logistycznych (podwykonawcy, przewoźnicy, magazyny, operatorzy terminali),
• dostawcom usług IT i systemów teleinformatycznych, firmom hostingowym,
• biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, prawnym i audytorom,
• firmom ubezpieczeniowym, brokerom oraz podmiotom windykacyjnym,
• operatorom płatności i bankom,
• organom administracji publicznej, sądom i innym instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

6.2. W każdym przypadku przekazywania danych Administrator zapewnia, aby odbiorcy zapewniali odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

7.1. Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

7.2. Jeżeli w związku z charakterem świadczonych usług transportowych lub korzystaniem z określonych narzędzi IT dojdzie do przekazywania danych poza EOG, Administrator zapewni zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, zgodnie z przepisami RODO (np. standardowe klauzule umowne, decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach (np. kwestionowanie prawidłowości danych),
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi (w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany),
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

8.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem przy użyciu danych wskazanych w pkt 2.

8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. Dobrowolność podania danych

9.1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, udzielenia odpowiedzi na zapytanie, rozpatrzenia reklamacji lub udziału w procesie rekrutacji.

9.2. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić świadczenie usług transportowych i logistycznych, realizację współpracy lub rozpatrzenie zgłoszenia.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

10.1. Co do zasady Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany ani nie stosuje profilowania, które wywoływałoby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływało.

10.2. W przypadku wprowadzenia takich rozwiązań, Administrator każdorazowo poinformuje o tym w sposób zgodny z przepisami prawa, wskazując podstawę oraz przysługujące prawa.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

11.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

11.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności, a podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie stosownych umów powierzenia.

12. Pliki cookies i technologie podobne (jeżeli strona internetowa jest wykorzystywana)

12.1. Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania, dostosowania treści do potrzeb użytkowników, prowadzenia statystyk i analizy ruchu.

12.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub dedykowanego narzędzia na stronie (jeżeli jest udostępnione), w tym w każdej chwili je ograniczyć lub zablokować. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

13. Zmiany Polityki prywatności

13.1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju świadczonych usług lub zmiany stosowanych technologii.

13.2. Zmiany będą publikowane w zaktualizowanej wersji Polityki prywatności. Dalsze korzystanie z usług Administratora po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień.

14. Kontakt i dodatkowe informacje

14.1. W celu uzyskania dodatkowych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz stosowanych zasad ochrony prywatności prosimy o kontakt z Administratorem przy użyciu danych wskazanych w pkt 2 powyżej.